1.案卷及组成
专利申请案卷是专利申请在审批及其有效期间内逐步形成、并作为原始记录保存起来以备查考的各种文件的集合。
专利申请案卷是审批和作出各种结论的依据。它详细、真实地表述了专利申请从产生、形成到消亡的整个过程。
专利申请案卷由案卷夹和各种文件组成，也可以由专利局规定的其他方式制成备份。
1.1 案卷夹
案卷夹用于保存文件，同时也用于记录案卷的重要内容，因此案卷夹是案卷的一个重要组成部分。
当案卷夹遭到自然或人为的损坏需要更换新案卷夹时，应当将案卷夹上的全部记录移至新案卷夹上，并将原案卷夹与案卷同时保存，不得随意销毁。
案卷夹设有二个文件装订条和二个文件袋。
第一装订条上装订申请人向专利局提出专利申请时首次递交的各种文件（含专利申请文件和其他文件）、受理通知书和缴费通知书或费减审批通知书的正本。
第二装订条上装订提出专利申请之后产生的其他文件。
第一文件袋用于存放尚未处理或者尚未处理完毕的各种文件。
第二文件袋用于存放公报袋。公报袋内存放公开或者授权文件。
案卷夹的封面、封二、封三和封底分别用于记载流程、费用、法律状态等以及收、发文件名称。
1.2 文件
专利申请案卷中的文件主要来自下列四个方面：
(1)
申请人就一项发明创造向专利局提出一件专利申请要求获得专利权时，依法提交的专利申请文件及其附件；
(2)
专利局在对专利申请文件进行审查过程中，审查员作出的一系列决定和通知以及申请人应审查员要求作出的各种答复；
(3) 提出专利申请之后申请人主动办理各种手续时的文件及证明材料；
(4)
在专利审批和授权后专利权有效期间内，任何人依法对该专利申请或者专利提出的各种文件以及专利局、专利复审委员会、人民法院等部门对这些文件审理后产生的文件。
上述文件经过处理、立卷、归档形成案卷的重要组成部分。
2.立卷规则
2.1 原则
立卷时应当遵守下列各原则。
(1)
真实原则。收集的内容应当是申请人、专利权人、利害关系人、审查员等在申请专利、专利申请的审批、授权后各个法律程序中产生的原始文件。这些文件不得随意替换、删除、补充和涂改。需要更正的应当作出更正决定，并说明理由。
(2)
独立原则。每一件专利申请建立一份独立的案卷，以该专利申请的申请号作为该案卷的案卷号，该案卷号使用于案卷存在的全过程。
同一申请人对若干专利申请案卷办理内容完全相同的手续时，应当分别对所有专利申请提出请求，这些文件将被归入各自的案卷中。申请人不得使用“参见”的方式省略文件。对于专利申请集体进行申请人名称变更或权利转让的，证明文件副本由专利局确认后，具有正本同等效力。
专利局向同一申请人的多件专利申请发出内容相同的通知或决定时，均应当对每一件专利申请发出通知或者决定，不得省略。
(3)
时间顺序原则。当事人依法向专利局办理各种手续时，专利局应当对提出的各种文件及时处理，并按时立卷归档；专利局审查员在审查过程中作出的各种通知或者决定也要按时立卷归档。
专利申请案卷按各文件处理时间的先后顺序立卷。
2.2 记载
2.2.1 文件的记载
案卷内全部文件（包括收文和发文）应当按先后顺序用阿拉伯数字连续编页码，并记载在案卷夹的相应栏目内。
申请人提出专利申请时首次提交的各种文件和受理通知书按顺序装订和编页码，并记录在案卷夹的封三上。发明或实用新型专利申请的装订顺序为：请求书、说明书摘要、摘要附图、权利要求书、说明书、说明书附图；外观设计专利申请的装订顺序为：请求书、图片或照片、简要说明。
申请人提出专利申请后主动提交的各种文件或应审查员要求提交的各种文件、以及任何人依法对该专利申请提出的各种文件都应当记载在案卷夹封四的收文栏内；审查员作出的各种通知或者决定应当记载在案卷夹封四的发文栏内。记载的内容包括文件名称、收发文日期和该文件所在的位置（页码）。
2.2.2
费用记载
收到各种费用时，应当将费用名称、缴费情况记录在案卷夹封二上。办理需要缴费的手续时，首先复核费用记录情况，办完手续后记录作出该处理的日期。
2.2.3
法律状态记载
专利申请的重要法律状态，特别是结案状态，应当记载在案卷夹封面和封三的相应栏目内。
2.2.4 流程记载
专利申请案卷在专利审批程序中运转情况，主要是进入各程序的时间，应当记载在案卷夹封面的相应栏目内。
2.2.5 其他记载
分类号、所属审查部门、各种标记（优先权标记、实审请求标记、保密标记、减缓标记等），应当记载在案卷夹封面相应栏目内。
2.3 记载方式
本章第2.2节中所称的记载应当由立卷归档人进行。例如，申请人首次提交的文件由受理处立卷并记载；分类号、申请所属审查部门由分类审查员或者实质审查员记载；各种通知和决定由审查员或流程管理人员记载并归档；申请人提供的其他文件由流程管理人员记载并由各责任审查员或事务处理人员归档。
记载应当使用蓝色或黑色圆珠笔或者钢笔，不得使用铅笔等易擦去字迹的工具来实现。
记录有误需要更正时，由经办人在更改处签章，并使被更正的内容依然可见。
2.4 整理与分册
审批程序结束时，应当对专利申请案卷进行整理。
当案卷内文件总页数超过150页时，应当分册保管。分册时，应当考虑到文件的不可分割性，要在各分册的封面作出明显标记，并且还要在首册上注明册数（含首册）。
3.法律效力
专利申请案卷是对专利审批、复审、无效等法律程序和涉及由权利归属纠纷的结果引起的相关程序的真实记录。
申请人提出专利申请之后，在审批程序和其他程序中可能对申请文件进行修改，这种修改可能导致公布的文本与原始文件不相一致。审查员对专利申请进行审查时应当以原始文本为依据，对符合规定的修改给予考虑，并在授权文本中加以确认和公告。
4.查阅和复制
法21.2
专利局对公布前的发明专利申请、授权公告前的实用新型和外观设计专利申请负有保密责任。在此期间，专利局除有关初审人员外，任何人不得查阅和复制专利申请案卷。申请人因未留原稿对审查意见书答复有困难的，书面请求复制原始文件，经批准后可以办理。
细则117.1
任何人均可向专利局请求查阅和复制公布后的发明专利申请案卷和授权后的实用新型和外观设计专利申请案卷，经专利局批准后按规定办理。
4.1 允许查阅和复制的内容
(1)
对于已经公布但尚未公告授予专利权的发明专利申请案卷，可以查阅和复制该专利申请案卷中直到公布日为止的有关内容，即：申请文件，与申请直接有关的手续文件，公布文件，以及在初步审查阶段专利局向申请人发出的通知书和决定书、申请人对通知书的答复意见正文。
(2)
对于已经公告授予专利权的专利申请案卷，可以查阅和复制的内容包括：申请文件，与申请直接有关的手续文件，发明专利申请公布文件，授权公告文件，以及在各已审结的审查程序（包括初步审查、实质审查、复审和无效宣告审查等）中专利局向申请人或有关当事人发出的通知书和决定书的正文、申请人或有关当事人对通知书的答复意见正文。
(3)
对于处在复审程序、无效宣告审查程序之中尚未结案的专利申请案卷，因特殊情况需要查阅和复制的，经有关方面同意后，可以依照（1）和（2）中的有关规定查阅和复制专利申请案卷中进入当前审查程序以前的内容。
(4) 除上述内容之外，其他文件不得查阅。
4.2 查阅和复制程序
查阅和复制专利申请案卷中的文件，应当按照下列顺序进行：
(1)
请求人提出书面请求并缴纳规定费用；
(2)
专利局工作人员在审核请求人出具的有关证明或证件后，到案卷所在部门提取案卷，依照本章第4.1节中的规定对案卷进行整理，取出不允许查阅和复制的文件；
(3) 与请求人约定查阅时间并发出查阅通知书；
(4)
查阅人凭查阅通知书到指定地点查阅文件，对需要复制的文件进行复制；
(5)
专利局工作人员对查阅完毕的专利申请案卷重新整理，并将请求阅档的证明原件和证件复印件存入案卷后，将该案卷退回所在部门。
5.保存期限和销毁
5.1 保存期限
已结案的专利申请案卷可分成：未授权结案（视为撤回、主动撤回和驳回等）的案卷和授权后结案（视为放弃专利权、主动放弃专利权、未缴年费失效、专利权期满和专利权被宣告全部无效等）的案卷两种。
细则117.2及.3
未授权结案的案卷的保存期为3年；授权后结案的案卷的保存期为5年。保存期自结案日起算。
有分案申请的原案案卷的保存期从最后结案案卷的结案日起算。
重要的专利申请案卷经主管局长批准后可不定期延长保存期限。
5.2 销毁
销毁前通过计算机作出案卷销毁清册，该清册记载被销毁的案卷的案卷号、基本著录项目、销毁日期。清册经主管局长签署销毁命令后，由主管案卷部门实施销毁工作。
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